Rutinar for kvalitetssikring og oppfølging på journalpostnivå
Kvalitetssikring av journalpostar som er registrert av sakshandsamar (S-status)
E-post: Sakshandsamar skal sjølv arkivere e-post som blir mottatt direkte, men arkivet må kvalitetssikre og journalføre e-posten slik at den kjem på offentleg journal. Journalfør ved å endre status frå S til J.
Kvalitetssikring av dokument som er midlertidig registrert av arkivtenesta (M-status)
Kvalitetssikring av dokumentproduksjon (R-status, F-status og E-status)
Ved kontroll og journalføring av saksbehandlarene sin dokumentproduksjon, ver merksam på tittel på journalpost og ev. vedlegg, avsendar og ev. skjerming.
Journalføring av saksframlegg og møtedokument
Saksframlegg og andre møtedokument skal ikkje journalførast før etter at det er gjort vedtak i saka. Dokumenta vert synleg for offentlegheita via møtedokument publisert på heimesida.
Oppfølging av «gamle» journalposter i status R som er eldre enn ein månad
Arkivet skal ha ein kontrollfunksjon i forhold til at journalpostar ikkje blir ståande i status R i altfor lang tid. Det kan vere ulike årsakar til at sakshandsamarane ikkje ferdigstille journalpostar, men det kan også skyldes at det er gløymt eller at det er feil bruk av systemet
Kontroll av ufordelte journalpostar
Hent fram jounalpost frå kurva ufordelte journalpostar. Sett på riktig sakshandsamar og administrativ eining på journalposten dersom den ikkje allereie er journalført.
Sjekke kurven «beskjed til arkivet»
Kvalitetssikring av ekspedering og feila forsendingar
Arkivet skal ha ein kontrollfunksjon i forhold til at journalpostar som blir ekspedert via SvarUT ikkje feilar under sending. Bruk kurvene «overføring feilet», «ikkje ekspedert» og «klar for sending».